1. ANALYSEZ VOS BESOINS

L'offre est grande et de nombreuses offres sont efficaces, professionnelles et sérieuses. Pour faire un choix raisonné, prenez la peine et le temps d'analyser vos besoins. Quelques questions vous aiderons à établir un cahier des charges simple, mais qui vous donnera clairement les directions appropriées au cas de votre entreprise.

Nous publierons prochainement un audit à réaliser en ligne. Commencez par collecter les informations qui vous permettront de répondre à ces questions :

• Quels besoins avez-vous ? Listez les applications par noms génériques (comptabilité, traitement de texte, gestion de stock, agenda partagé, etc) plutôt que commerciaux.

• Quelles sont vos 3 premières priorités, les indispensables sans lesquels vous ne pouvez pas travailler ?

• Quelles connaissances informatiques avez-vous en interne ? Savez-vous installer une application, gérer vos sauvegardes périodiques, dépanner votre PC s'il y a un bug, reconfigurer votre réseau s'il plante ? Avez-vous un informaticien interne ?

• Utilisez-vous régulièrement les services d'un prestataire informatique ? Voulez-vous qu'il intervienne sur les applications que vous recherchez ?

• Votre système informatique est-il par ailleurs à jour et fonctionnel ? (réseau ? internet ? extranet ? sécurisation de vos données? sauvegarde ? mise à jour des applications installées ? ...). Au besoin faites faire un petit audit par un spécialiste (certains prestataires le font gratuitement et sans engagement - utilisez cette facilité, c'est vous qui y gagnerez)

• Quel est votre budget ? Séparez en catégories différentes a) l'investissement que vous pouvez consentir à courte échéance pour vos 3 applications prioritaires, logiciel et éventuel matériel supplémentaire nécessaire ? b) le budget de formation que vous pouvez allouer à ce projet ? c) les charges annuelles acceptables pour la maintenance, les dépannages et autres interventions éventuellement nécessaires ?

• Tous les utilisateurs de l'entreprise sont-ils formés aux logiciels qu'ils utilisent ? Evaluez leur capacité à intégrer de nouvelles applications ou à suivre les changements que vous allez imposer.